چرا سازمان‌ها نباید پیاده‌سازی فرم‌های الکترونیکیشان را به فردا موکول نمایند؟

سرعت و کارآیی یکی از مهم‌ترین ملزومات در موفقیت سازمان‌ها محسوب می‌شود و استفاده از فرم های الکترونیکی می تواند نقش مهمی را در این مسیر ایفا کند؛ با این حال، بسیاری از سازمان‌ها همچنان از فرم‌های کاغذی و فرایندهای دستی برای انجام امور اداری خود استفاده می کنند و این موضوع منجر به ایجاد چالش‌هایی در زمینه های مختلف شده است.

در گذشته، استفاده از فرم های کاغذی امری رایج و متداول بود، اما در عصر دیجیتالی که در آن قرار داریم، لزوم پیاده‌سازی فرم های الکترونیکی بیش از پیش احساس ‌می‌شود. شرکت‌ها و سازمان‌هایی که هنوز از فرایندهای سنتی استفاده می کنند، با مشکلاتی مانند ضعف در مدیریت داده‌ها، هزینه بالای نگهداری و ذخیره سازی اسناد کاغذی، گم شدن اطلاعات و تأخیر در انجام امور روبرو هستند.

در این شرایط، پیاده‌سازی فرم های الکترونیکی به عنوان یک راهکار کارآمد و موثر، می‌تواند سازمان ها را از این چالش‌ها رهایی بخشیده و موجب افزایش بهره‌وری و کارایی آن‌ها شود. با اتخاذ این رویکرد، سازمان ها می توانند فرایندهای کاری خود را تسریع بخشیده، هزینه‌ها را کاهش داده و همچنین امنیت و یکپارچگی اطلاعات را تضمین نمایند. در ادامه با مزایای استفاده از فرم‌های الکترونیکی در سازمان‌ها و همچنین معرفی بهترین ابزار برای طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی می‌پردازیم.

3 مزیتی که استفاده از فرم های الکترونیکی را به امری ضروری تبدیل می کند

استفاده از فرم‌های الکترونیکی مزایای مختلفی دارد، که کمی پیش‌تر به آن‌ها اشاره کردیم؛ حال در این بخش به بررسی 3 مزیت اصلی و مهمی که پیاده‌سازی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی در سازمان‌ها را به امری ضروری بدل می‌کند، بررسی می‌کنیم:

افزایش سرعت در انجام فرایندها و کاهش هزینه ها

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از فرم های الکترونیکی در سازمان‌ها، سرعت بخشیدن به فرایندهای کاری و کاهش هزینه‌ها است. در سیستم‌های سنتی و کاغذی، انجام امور اداری معمولاً به زمان بیشتری نیاز دارد؛ پر کردن فرم‌ها، جمع آوری آن‌ها، ارسال به بخش های مختلف و نهایتاً ثبت و آرشیو اطلاعات، همگی مستلزم صرف وقت و هزینه‌های قابل توجهی است.

در مقابل، پیاده سازی فرم های الکترونیکی این فرایندها را به شکل چشم‌گیری تسریع می‌بخشد؛ امکان تکمیل و ارسال آنلاین فرم‌ها، قابلیت اشتراک‌گذاری اطلاعات میان بخش‌های مختلف به صورت لحظه‌ای و همچنین خودکارسازی فرایندهای اداری و استفاده از فرم‌ها در آن‌ها، حذف هزینه‌های مربوط به چاپ، کپی، انتقال و نگهداری اسناد کاغذی و... از جمله مزایایی هستند که سرعت و بهره‌وری را به طور قابل ملاحظه‌ای افزایش می‌دهند و موجب کاهش هزینه‌های سازمان‌ها می‌گردند.

تقویت امنیت و افزایش یکپارچگی اطلاعات

در محیط مبتنی بر کاغذ، مدیریت و حفاظت از اسناد امری چالش برانگیز است، اما فرم‌های الکترونیکی با قابلیت‌های امنیتی پیشرفته مانند رمزنگاری داده‌ها، احراز هویت کاربران و کنترل سطوح دسترسی، این نگرانی‌ها را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. از طرفی، فرم‌های الکترونیکی داده‌ها و اطلاعات را به صورت تجمیعی و ساختاریافته ثبت می‌نمایند، که این امر افزایش یکپارچگی و جلوگیری از پراکندگی و مفقود شدن داده‌ها و اطلاعات را به همراه دارد.

بهبود دسترسی به اطلاعات و استفاده از آن ها

افزایش تعداد فرم‌های کاغذی ثبت شده در سازمان‌ها و کسب و کارها، منجربه دشوار و زمان‌بر شدن جستجوی اطلاعات و دسترسی به آن‌ها می‌گردد؛ زیرا افراد باید به صورت دستی تعداد زیادی از فرم‌ها و مکاتبات را مورد بررسی قرار دهند، تا به فرم مورد نظر خود و داده‌ها و اطلاعات درون آن دسترسی داشته باشند. اما در محیط دیجیتال و با استفاده از فرم‌های الکترونیکی، اطلاعات، فرم‌ها و مکاتبات به سرعت قابل جستجو، مرور و استخراج هستند.

با پیاده‌سازی فرم‌های الکترونیکی و بستری برای استفاده از آن‌ها، کارکنان می‌توانند به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند و از آن‌ها در فرایندهای تصمیم‌گیری و اجرایی استفاده نمایند؛ این امر به افزایش بهره‌وری و کارایی کلی سازمان منجر می‌شود. همچنین امکان تحلیل و گزارش‌گیری از اطلاعات موجود در فرم‌های الکترونیکی به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری اتخاذ کنند.

بهترین ابزارها برای پیاده سازی فرم های الکترونیکی در سازمان ها

یکی از فاکتورهای مهم در پیاده‌سازی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی در سازمان، استفاده از ابزار مناسب برای طراحی فرم‌ها و همچنین فراهم کردن بستر یکپارچه برای پیاده‌سازی فرم‌ها و استفاده از آن‌ها است. راهکارها و ابزارهای مختلفی برای طراحی یک فرم الکترونیکی وجود دارد، اما ساده‌ترین و کارآمدترین ابزار برای طراحی انواع فرم‌ها، استفاده از نرم افزار فرم ساز است.

نرم افزارهای فرم ساز به سازمان‌ها و کسب و کارها اجازه می‌دهد تا با کمترین نیاز به دانش برنامه‌نویسی و تنها با Drag&Drop فیلدهای اطلاعاتی متنوع – مانند باکس‌های متنی، لیست‌های تا شونده، سوالات و پاسخ‌های چندگزینه‌ای و... – فرم‌های ساده و پیچیده اداری و سازمانی را طراحی نمایند.

فاکتور مهم بعدی در روند پیاده‌سازی و استفاده از فرم های الکترونیکی، ایجاد راهی برای به گردش انداختن آن‌ها در سازمان است؛ نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPMS، ابزاری تخصصی برای طراحی فرایندها محسوب می‌گردد. سازمان‌ها و کسب و کارها با استفاده از BPMS می‌توانند با Drag&Drop المان‌ها و نماد‌های بصری، انواع مختلفی از فرایندهای ساده و همچنین زیرفرایندهای مرتبط با آن‌ها را طراحی و مدلسازی کنند و در مراحل مورد نیاز، از فرم‌های الکترونیکی استفاده نمایند.

عامل مهم دیگر در بحث پیاده‌سازی فرم‌های الکترونیکی، دسترسی آسان به فرم‌ها و سهولت در اشتراک‌گذاری داده‌ها و اطلاعات ثبت شده به کمک فرم‌های الکترونیکی است؛ برای پاسخ به این نیازها، سازمان‌ها و کسب و کارها به بستری مناسب برای مدیریت مکاتبات، فرم‌ها و فرایندها نیاز دارند. در بین انواع مختلفی از سامانه‌ها و سیستم‌ها که در بخش‌ها و سطوح مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند، نرم‌افزار اتوماسیون اداری بهترین گزینه برای پیاده‌سازی فرم‌های الکترونیکی، گردش آن‌ها در سازمان و اشتراک‌گذاری داده‌ها و اطلاعات محسوب می‌گردد.

سیستم‌های اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده‌اند و امکانات و قابلیت‌های متنوعی را برای مدیریت فرم‌ها، فرایندها و ارتباطات فراهم می‌کنند؛ از طرفی نرم افزار اتوماسیون اداری در سطوح مختلف سازمان پیاده‌سازی می‌گردد و تمامی کاربران از امکان دسترسی به آن و استفاده از قابلیت‌ها و امکانات موجود در آن – مانند فرم‌های الکترونیکی، گردش مکاتبات، فرایندهای خودکار و... – برخوردار هستند.

نرم افزار فرم ساز فراگستر، راهکاری که به دنبال آن هستید!

نرم افزار فرم ساز فراگستر یکی از زیرسیستم‌های تخصصی اتوماسیون اداری فراگستر است، که در کنار دیگر زیرسیستم‌های آن – مانند کارتابل و گردش مکاتبات، BPMS، گزارش‌ساز، مدیریت مستندات و... – به صورت یکپارچه و متمرکز کار می‌کند. با استفاده از فرم ساز فراگستر، می‌توانید با کمترین دانش برنامه‌نویسی، فیلدهای اطلاعاتی متنوعی که بهینه‌سازی شده‌اند را با Drag&Drop مدیریت کنید و فرم های الکترونیکی ساده و پیچیده‌ای را با آن‌ها طراحی نمایید. فرم‌های طراحی شده با استفاده از این زیرسیستم، به 3 روش در سازمان قابل پیاده‌سازی هستند:

روش اول، استفاده از آن‌ها در قالب بدنه نامه است؛ در این روش فرم‌ها از طریق کارتابل الکترونیکی قابل دسترس هستند و می‌توانید آن‌ها را انتخاب و تکمیل کرده و همانند یک نامه موضوع و گیرنده آن‌ها را مشخص نموده و سپس ارسال کنید و در سازمان به گردش بیاندازید؛ در این روش حتی می‌توانید برای آن‌ها الگوی مسیر امضا و اخذ تاییدات تعریف نمایید، تا فرم‌های شما هنگام گردش در سازمان، امضاها و تاییدات لازم را نیز دریافت کنند.

روش دوم استفاده از فرم‌های الکترونیکی همانند فرم سازهای جهانی مانند Google Forms است؛ در این روش، فرم‌های طراحی شده به کمک نرم افزار فرم ساز، همانند فرم‌های الکترونیکی عمومی در بخش میزکار هوشمند این سامانه اتوماسیون اداری نمایش داده می‌شوند و کاربران می‌توانند بدون دغدغه انتخاب موضوع و گیرنده، فرم‌های مورد نیاز خود را تکمیل نمایند و نظرات، اطلاعات و داده‌های مختلف را به سادگی هرچه تمام‌تر ثبت کنند. با استفاده از این قابلیت‌های فرم‌های الکترونیکی، داده‌ها و اطلاعات به صورت تجمیعی و ساختاریافته در اختیار شما قرار می‌گیرند و می‌توانید بدون نیاز به بررسی تک به تک فرم‌ها، تمامی اطلاعات و داده‌های ثبت شده در آن‌ها به صورت متمرکز و ساختاریافته در قالب یک فایل اکسل، مشاهده کنید و مورد استفاده قرار دهید.

روش سوم نیز استفاده از فرم‌ها در فرایندها است؛ در این روش می‌توانید هنگام طراحی فرایندهای خود به کمک زیرسیستم BPMS فراگستر، از انواع فرم‌های الکترونیکی که طراحی کرده‌اید، در مراحل مختلف فرایندها استفاده نمایید؛ شایان ذکر است که این زیرسیستم‌ها به صورت یکپارچه با اتوماسیون اداری ارائه می‌شوند و به همین دلیل، ارتباط مستقیم و منسجمی با یکدیگر دارند و فرایند پیاده‌سازی و استفاده از فرم‌ها، گردش آن‌ها در سازمان و در نهایت جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات را به طرز چشمگیری ساده‌تر می‌کنند.

جدای از بحث طراحی فرم‌ها و فرایندها، فراگستر امکان استفاده از فرم‌های کاملا آماده را نیز برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم کرده، تا بدون نیاز به طراحی فرم، بتوانند برخی از فرم‌های پرکاربرد و متداول را در سازمان به گردش بیاندازند. برای آشنایی بیشتر با اتوماسیون اداری فراگستر و راهکارهای آن برای طراحی، پیاده‌سازی و گردش فرم های الکترونیکی در سازمان‌ها و کسب و کارها، می‌توانید به آدرس اینترنتی www.faragostar.net مراجعه نمایید.