بهترین نرم افزار حسابداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد؟

اهمیت استفاده از یک نرم افزار حسابداری خوب بر هیچ کس پوشیده نیست، نرم افزار حسابداری یکی از اساسی ترین ابزارهایی است که یک حسابدار موفق باید از آن استفاده کند. در واقع بدون استفاده از این نرم افزارها، انجام کارهای حسابداری به صورت روزانه و دستی برای حسابداران یک عمل زمانبر است. انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب به عوامل متعددی از جمله انتظار شما از برنامه حسابداری، مبلغی که برای هزینه کردن در نظر دارید و نوع کاربری شما بستگی دارد. ما در این مقاله به شما کمک می‌کنیم تا به این سوال که بهترین نرم افزار حسابداری باید چه ویژگی هایی داشته باشد پاسخ دهیم، همراه ما باشید.

نرم افزارهای حسابداری چه نوع نرم افزارهایی هستند؟

یکی از حساس ترین و مهم ترین بخش های هر سازمان، بخش مالی و حسابداری آن به شمار می آید. امروزه برای سرعت بخشیدن، کاهش خطا هنگام ثبت اطلاعات، تحلیل دقیق وضعیت مالی کسب و کار و تنظیم راحت تر گزارش های قانونی در فرآیندهای حسابداری از نرم افزارهای حسابداری استفاده می‌شود. با پیدایش نرم افزارهای حسابداری انجام فرآیندهای حسابداری روزانه و دستی برای کاربران در سرتاسر جهان و سر و سامان دادن به اوضاع کسب و کارشان با سهولت بیشتری قابل انجام شد.

نرم افزارهای حسابداری به سازمان ها کمک می کند تا اطلاعات مالی خود را ذخیره کنند و غالبا برای خرید و فروش در سازمان ها استفاده می‌شود. اکثر این نرم افزارها به اینترنت متصل می شوند که این ویژگی به حسابداران کمک می‌کند تا با استفاده از هر دستگاهی که به اینترنتی دسترسی داشته باشد مانند گوشی های هوشمند، لپ تاپ و ... نیز به آن ها وصل شده و کار خود را انجام دهند که این ویژگی یکی از مهم کاربردی ترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب است.

نرم افزارهای محبوب در بازار کار

نرم افزارهای حسابداری زیادی در بازار وجود دارند که هر صنف باید با توجه به نیازهای کسب و کار خود آن را انتخاب کنند. اما در بین همه نرم افزارهای موجود در بازار برخی از نرم افزارها محبوبیت بیشتری بین کاربران دارند که برای نمونه می‌توان به نرم افزار سپیدار که از جمله پرکاربردترین و محبوب ترین نرم افزارهای حسابداری بین سازمان های مختلف است اشاره کرد.

این نرم افزار را می‌توان برای مجموعه شرکت هایی که در زمینه هایی هم چون تولیدی، خدماتی، بازرگانی، شرکت های پخش مویرگی فعالیت می‌کنند استفاده کرد. هم چنین این نرم افزار به صاحبان کسب و کارها کمک می‌کند تا امور حسابداری خود را حرفه ای و به سادگی انجام داده و ضمن ثبت اطلاعات و داده های مالی سازمان خود، سوددهی آن را نیز افزایش دهند.

ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری

• رابط کاربری قوی و ساده: قطعا استفاده از یک نرم افزار حسابداری با رابط کاربری ساده، کاربرپسند و قوی آسان تر خواهد بود. توصیه می‌شود که هنگام بررسی ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب حتما محیط کاربری آن را بررسی کنید. قبل از خرید نرم افزار دموی آن را آزمایش کنید. یکی از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب ارائه دموی آزمایشی و رایگان است.
• ارائه گزارشات مالی دقیق و کاربردی: یکی از مهم ترین ویژگی هایی که یک نرم افزار حسابداری کارآمد باید داشته باشد قابلیت ارائه گزارشات مالی دقیق است؛ این خصیصه شما را در رسیدن به اهدافتان همراهی می‌کند. به علاوه یک نرم افزار حسابداری خوب باید قابلیت ارائه گزارشات کاربردی موردنیاز سازمان همچون مالیات حقوق کارکنان، گزارشات مالیات بر ارزش افزوده و گزارشات مربوط به خرید و فروش فصلی را بدهد.
• محبوبیت در بازار‌کار: با توجه به این مسئله که ممکن است نیروهای انسانی مشغول کار در یک سازمان تغییر کنند بهتر است از نرم افزاری استفاده کنید که در صورت استخدام یا جایگزینی نیروی جدید مشکلی برای استفاده از آن نرم افزار به وجود نیایید. بنابراین بهترین نرم افزارهای موجود در بازار نرم افزارهایی هستند که در بازار‌کار طرفداران زیادی داشته باشد.
• تحت وب بودن: در گذشته نرم افزار حسابداری فقط قابلیت استفاده در یک شرکت را داشتند اما امروزه با طراحی نسخه های تحت وب امکان استفاده از نرم افزار در تمامی شعبه های مربوط به یک شرکت در نقاط جغرافیایی مختلف فراهم شده است. بنابراین در هنگام انتخاب یک نرم افزار حسابداری به این نکته هم توجه ویژه ای داشته باشید تا امکان استفاده از آن توسط کاربران مختلف در تمامی شعبات وجود داشته باشد. یکی از بهترین نرم افزارهای ابری، نرم افزار راهکاران ابری همکاران سیستم می باشد.
• امنیت: اطلاعات مالی یکی از حساس ترین داده های تمامی واحدهای تجاری است یک نرم افزار حسابداری خوب باید بتواند از اطلاعات مالی در مقابل ویروس ها، سرقت اطلاعات توسط کاربران، پشتیبان گیری منظم با قابلیت بازیابی محافظت کند و هم‌‌چنین از دسترسی یا تغییر اطلاعات توسط کاربران غیر مجاز جلوگیری کند.
• حفظ کارایی با افزایش حجم اطلاعات: معمولا با بالارفتن سال های سابقه یک کسب و کار یا سازمان، اطلاعات مالی زیاد به وجود می آیند که باید حفظ شوند و معمولا اطلاعات مالی مربوط به سال های قبل و گزارش گیری از آن ها مورد نیاز خواهد بود. یکی از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب، امکان نگهداری و گزارش گیری از حجم بالای اطلاعات است. بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار باید به این نکته هم توجه کرد تا با مشکلاتی نظیر کندی در ثبت اطلاعات و گزارش گیری روبرو نشد.
• هماهنگی با CRM: یک نرم افزار حسابداری خوب باید امکان اتصال با CRMهای متفاوتی که موجود هستند را داشته باشد و بتواند با آن ها ارتباط برقرار کند و در هنگام استفاده از این آن ها به مشکل نخورد.
• پشتیبانی 24 ساعته: نرم افزاری که تهیه می‌کنید باید از پشتیبانی 24 ساعته توسط شرکت ارائه دهنده برخوردار باشد. حتی بهترین نرم افزارهای تولید شده در بازار هم ممکن است در طول زمان استفاده با اختلالاتی مواجه شوند، بنابراین باید شرایطی وجود داشته باشد تا کاربران در صورتی که با مشکلی روبرو شدند توسط تیم مربوط به شرکت تولید کننده نرم افزار راهنمایی شده و مشکلشان برطرف شود.
• کنترل داخلی و انسجام داده ها: اغلب نرم افزارهای حسابداری دارای زیرسیستم های مختلفی مانند نقدینگی ، بانک، خرید و فروش، انبار و ... هستند و تقریبا هر فعالیتی در این ماژول ها تاثیر مالی دارد و به صورت سندهای حسابداری ثبت می‌شود. این ساختار نیاز به انسجام و پیوستگی زیادی بین اطلاعات دارد و اگر کنترل درستی در نرم افزار وجود نداشته باشد این پیوستگی با مشکل روبرو می‌شود. یک نرم افزار حسابداری خوب با اعمال کنترل های دقیق پیوستگی بین اطلاعات را حفظ می کند و مانع ایجاد مغایرت در گزارشات می شود.
• به روز‌رسانی مستمر: شرکت های نرم افزاری کارشناسان ماهری را استخدام می کنند تا به صورت مستمر وضعیت نرم افزارها را بهبود بخشند و خطاهای موجود در نرم افزار را رفع کنند. یک نرم افزار حسابداری خوب باید این ویژگی را برای خریداران فراهم کند تا کاربران بتوانند از تازه ترین تغییرات بهره مند شده و با به روز‌رسانی نرم افزار، خطاهای موجود در آن را رفع کنند.
• دقت در محاسبات: یکی دیگر از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب این است که بتواند بر روی داده های حسابداری کاربران محاسبات دقیق انجام دهد و در عین حال کمترین خطا را داشته باشد. با استفاده از دموی نرم افزار و استفاده از نظرات متخصصانی که از آن نرم افزار استفاده کرده اند می توانید از آن نرم افزار اطمینان پیدا کرده و با خیال آسوده از آن استفاده کنید.

کلام آخر

در انتها ضمن تشکر از شما بابت همراهی ما تا انتهای مطلب باید گفت که نرم افزارهای حسابداری مختلفی برای استفاده وجود دارد؛ نهایتا صاحبان کسب و کارها و حسابداران باید با توجه به نیازها و خواسته های خود یکی از نرم افزارهایی که مناسب می‌یابند را استفاده کنند. تلاش ما بر این بود تا در این مطلب شما را با ویژگی هایی که بهترین نرم افزار حسابداری باید داشته باشد آشنا کنیم.

اگر به دنبال مشاوره و خرید نرم افزار حسابداری هستید، به سایت آگاه حساب مراجعه کنید و مشاوره رایگان دریافت کنید.