منظور از دستگاه حضور و غیاب چیست؟

بسیاری از شرکت ها و سازمان های مختلف در کشور برای کنترل حضور به موقع کارکنان خود در ساعات کاری به دستگاهی دقیق برای کنترل و ثبت ورود و خروج آنان نیاز دارند و دستگاه حضور و غیاب امروزه بسیاری از مشکلات موجود در روش های قدیمی همچون کنترل کارت و اثر انگشت افراد را برطرف کرده و با تشخیص چهره و اثر انگشت آنان بر روی دستگاه ساعات کاری آنان در طول روز ثبت خواهد شد. در روش های قدیمی تر ممکن است افراد با مشکلاتی نظیر فراموشی، گم شدن کارت و سرقت مواجه شوند و همین امر باعث شده تا زمان حضور دقیق آنها در مکان به دقت ثبت نشود.

چه مواردی را در خرید سیستم حضور و غیاب پرسنل باید در نظر گرفت؟

تنوع اینگونه از دستگاه ها در بازار باعث شده که انتخاب یک دستگاه خوب و کارآمد کاری سخت و مشکل باشد. ما در زیر چند مورد از فاکتورهای مورد توجه هنگام خرید و استفاده از آن را برای شما بیان خواهیم کرد:

• حفظ زمان دقیق: لحاظ دقیق زمان کاری توسط کارفرمایان برای پرداخت دستمزد پرسنل
• حل تمامی مسائل زمانی: برطرف کردن مسائلی چون بررسی و مدیریت pto و زمان ورود و خروج برنامه کارکنان
• سازگاری با موبایل: استفاده دستگاه های متحرک برای ثبت حضور کارکنان در کارهای خارج از شرکت
• قابلیت یکپارچه سازی: قابلیت پاسخگویی و انطباق با انواع اپلیکیشن و نرم افزارها

به طور کلی هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب باید به عواملی همچون قیمت، تعداد پرسنل، تکنولوژی، مکان استفاده و نرم افزار حتما دقت داشت .

به دلیل تنوع و گستردگی که وجود دارد باید توجه کنید که نرم افزار یا دستگاهی را تهیه کنید که مناسب مجموعه ی شما باشد و واقعا بتواند نظم و دقت را در محیط کاری شما ایجاد کند.قیمت مناسب با توجه به کارایی دستگاه معمولا در زمان تهیه ی هر دستگاهی اولین موضوعی که مطرح می شود بحث قیمت آن می باشد که نسبت به کارایی و کیفیت محصول مقرون بصرفه باشد ولی از آن جایی که دستگاه حضور و غیاب دارای انواع مختلفی می باشد و هر سیستم متناسب یک مجموعه می باشد، الزاما نمی توان فقط به قیمت توجه کرد.زیرا هدف نهایی شما از خرید یک دستگاه حضور و غیاب برقراری نظم و صرفه جویی در زمان است.

مثلا اگر فعالیتی صنعتی یا کارگاهی دارید و کارتان جوری هست که با دست زیاد سر و کار دارید و امکان از بین رفتن اثر انگشت افراد وجود دارد بهتر است از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی استفاده نکنید با این که قیمت آن ارزان تر است و حتما دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره خریداری کنید.شاید کمی قیمت آن نسبت به دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی بالاتر باشد ولی نیاز شما را برطرف می کند. نرم افزاری کاربردی و مفیدموضوع نرم افزار نیز یکی از پایه های اصلی یک سیستم حضور و غیاب می باشد در واقع اگر یک نرم افزار حضور و غیاب نتواند نیاز شما را برطرف کند فایده ای ندارد.شما باید دقت کنید که نرم افزار کارایی آسان داشته باشد و در واقع کمکی به شما و صرفه جویی در زمان باشد.مثلا اگر مدیر یک کارخانه یا بیمارستانی هستید که پرسنل شما شیفت چرخشی و یا شبکاری دارند باید توجه کنید که نرم افزار خریداری شده این قابلیت را دارا باشد.در ضمن موضوع مهمی که در زمان تهیه آن باید توجه کرد این است که نرم افزار بعد یک سال یا هر بازه ی زمانی قفل نشود. چون بعضی از شرکت های ارائه دهنده هر سال مشتری را مجبور به پرداخت هزینه ای کرده تا نرم افزار مجدد فعال شود.

مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب :

دستگاه حضور و غیاب دستگاهی بسیار کاربردی و راحت برای استفاده در موسسات و شرکت هایی با تعداد بیشمار کارمند است. این دستگاه از مزایای بسیاری برخوردار است که می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• صرفه جوی در وقت و هزینه: با وجود این دستگاه دیگر نیاز به نیروی اضافی برای کنترل ورود و خروج کارکنان نبوده و این افراد می توانند در کوتاه ترین زمان ممکن ورود و خروج خود را ثبت کند.
• پرداخت به موقع حقوق کارکنان
• جلوگیری از اتلاف وقت و سوء استفاده: برخی از افراد وقت خود را صرف انجام کارهای بیهوده کرده و یا به جای همکار خود که دیر کرده کارت می زنند؛ جلوگیری می شود.
• جلوگیری از خطای انسانی: با توجه به اینکه  احتمال هرگونه خطا توسط انسان برای ثبت ورود و خروج افراد وجود دارد؛ لذا می توان با استفاده از این دستگاه از وقوع چنین اشتباهاتی جلوگیری کرد.

پشتیبانی قوی و پاسخگو

.بحث پشتیبانی دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار می باشد.شما حتی اگر راحت ترین سیستم را تهیه کنید امکان این وجود دارد که برای نحوه ی تعریف الگوی جدید یا تعریف اثر انگشت روی سیستم برایتان سوال پیش بیاید ودر این زمان شما لازم دارید که با پشتیانی شرکت ارائه دهنده تماس بگیرید و سوالتان را مطرح کنید. پس در زمان خرید دقت کنید که حتما دستگاه و نرم افزار هر دو دارای پشتیانی و خدمات پس از فروش باشند و هزینه ی تمدید پشتیانی را حتما مطرح کرده تا در صورتی که نیاز مجدد به تمدید پشتیبانی داشتید از قیمت آن در زمان سررسید پایان گارانتی مطلع باشید.در واقع یکی از مسائل حساس در سیستم های اتوماسیون اداری بحث پشتیبانی و کیفیت پاسخگویی می باشد و به این نکته توجه کنید که نرم افزار حضور وغیاب چه مدت پشتیبانی دارد و شامل چه مواردی می شود.

قیمت دستگاه های حضور و غیاب

فروش دستگاه حضور و غیاب نیز با توجه به نوسانات قیمت بازار متغیر بوده و به فاکتورهای نظیر برند، گارانتی، نوع ماژول های دستگاه (بی سیم، اکسس کنترل، دوربین داخلی، صفحه لمسی)، تعداد پورت های خروجی (USB ، RS232، TCP/IP)، روش های شناسایی(اثر انگشت، تشخیص چهره و رمز)، نرم افزار بستگی دارد.