گویندگی تلفن گویا به ظاهر بسیار ساده به نظر می­رسد، اگر بخواهید این کار اصولی انجام شود، باید کمی بادقت و حوصله­­ی بیش­تری وارد این مسئله شوید. در این مطلب در رابطه تلفن گویا و کاربری آن در کسب و کارهای امروزی صحبت می­کنیم. همچنین به شرح نکاتی می­پردازیم که دانستن آن­ها می­تواند در بهترین بودن نتیجه­ی کار مؤثر باشد.

گویندگی تلفن گویا

تلفن گویا در واقع پیامی است که از قبل ضبط شده است. این پیام می­تواند با توجه به محتوای هر کسب و کاری متفاوت باشد. پیامی است که فرد تماس گیرنده پیش از آن که با نیروی انسانی صحبت کند، آن را می­شنود. تلفن گویا از دو بخش اصلی تشکیل شده است:

سیستم تلفنی بخش اول است که امکان اجری فرامین صوتی را فراهم می­کند و صدا و پیامی که قصد داریم توسط سیستم تلفنی، مسیردهی مدنظرمان را به تماس گیرندگان برساند، بخش دوم به حساب می­آید.

حال این سؤال مهم و اساسی مطرح می­شود که اصلاً چرا کسب و کارها به گویندگی تلفن گویا نیاز دارند؟ برای آن که به این سؤال پاسخ دهیم به بررسی مزیت­های استفاده از تلفن گویا و گوینده مناسب آن می­پردازیم.

مزیت های استفاده از گویندگی تلفن گویا چیست؟

اگر نگاهی به بزرگ­ترین شرکت­های دنیا بیندازید، خواهید دید که تمامی آن­ها از تلفن گویا استفاده می­کنند. در واقع حجم تماس­های دریافتی در این شرکت­ها زیاد است و تنها چاره­ی کار و مدیریت این شرایط، استفاده از تلفن گویا است. به عنوان مثال، می­توان به شرکت­هایی همچون اسنپ یا دیجی کالا اشاره کرد که از سیستم تلفن گویا استفاده می­کنند و صدای گویندگان آن­ها به نحوی است که فرد به راحتی در پشت تلفن به انتظار می­ایستد.

و اما مزایایی که گویندگی تلفن گویا برای کسب و کارها به دنبال دارد، عبارتند از:

اطلاع رسانی به صورت گویا

• فرد تماس گیرند پس از شنیدن پیغام، می­تواند از طریق وارد کردن عدد مربوطه به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کند. اطلاعات می­توانند در مورد پرسش­های معمول افراد، فهرست قیمت، اخبار، اطلاعیه و… باشد.

اطلاع رسانی مکتوب

• این بخش نیز همانند اطلاع رسانی گویا عمل می­کند. تماس گیرنده پس از شنیدن پیغام راهنمایی، عدد مورد نظر خود را انتخاب می­کند. تنها تفاوت آن این است که تمامی اطلاعات از جمله مدارک مالی، اطلاعات سازمان، بخشنامه­ها و … به صورت تصویری و نوشتاری برای مخاطب ارسال می­گردد.

صندوق صوتی

• در صورتی که خطوط داخلی پاسخگو نبوده و یا اشغال باشند، صندوق صوتی در اختیار تماس گیرندگان قرار می­گیرد. بنابراین هر فرد می­تواند محتوای مورد نظر خود را ثبت کند.

ارائه کد رهگیری و پیگیری شکایات به وسیله­ی آن

• از دیگر مزایای استفاده از گویندگی تلفن گویا، رسیدگی به شکایات و پیشنهادات است. در این بخش هر فرد می­تواند شکایت خود را ثبت کرده و یک کد رهگیری دریافت کند. کارمند مربوطه مسئول شکایات را بررسی کرده و پاسخ فرد را ثبت می­کند. فرد در آینده با تماس مجدد و وارد کردن کد رهگیری خود از پاسخ مطلع شود. که در آن تمامی امکانات صندوق صوتی وجود دارد.

پیشنهادات و انتقادات

در این بخش نیروی انسانی دخیل نیست و مشتری می­توانید در محیطی امن پیشنهادات و انتقادات خود را مطرح کند. هر کسب و کاری که این بخش را در سفارش گویندگی تلفن گویا در نظر بگیرد در واقع به مشتریان خود نزدیک­تر شده است و می­تواند در دریافت نظرات آن­ها در جهت افزایش رضایت­مندی مشتریان خود پیشرو باشد.

اگر فکر می­کنید کسب و کاری که اکنون در آن فعالیت می­کنید نیاز به تلفن گویا  و سفارش گویندگی دارد، لازم است علاوه بر خدماتی که مد نظر می­گیرید، به صدای گوینده تلفن نیز اهمیت دهید. ناگفته نماند که گویندگی کار هر کسی نیست و در حال حاضر مجموعه­های معتبری هستند که این امکانات را به بهترین شکل ممکن در اختیارتان می­گذارند.

صدای فردی که پشت تلفن گویا است باید دارای یک سری ویژگی­ها باشد که در ادامه به طور خلاصه، به آن­ها اشاره می­کنیم:

• راهنمایی­ها و پیشنهادات ساده و روان باشند. برخی از تلفن­های گویا به قدری واحدها و داخلی­های زیادی دارند که مشتری از تماس خود پشیمان می­شود. بنابراین لازم است که به ساده­ترین شکل ممکن، مسیر مشتری مشخص شود.
• بهتر است از تمامی قابلیت­های صفحه کلید استفاده شود. از این طریق امکان بازگشت به منوی اصلی، ماندن در صف انتظار، بازگشت به منوی قبل و… برای مشتری وجود دارد.
• بسته به حوزه­ای که فعالیت می­کنند و مشتریان خود، جنسیت فرد گوینده را مشخص کنید. در برخی از کسب و کارها نیاز است که از گوینده آقا و در برخی سازمان­ها از خانم­ها برای گویندگی تلفن گویا استفاده شود. بنابراین پیش از هر چیزی، لازم است در رابطه با نیاز مجموعه خود تحقیق کنید.

استفاده از گویندگی تلفن گویا چه نقشی در کسب و کارمان دارد؟

• تلفن گویا می­تواند اولین درگاه ارتباطی شما با مشتریان بالقوه­تان باشد. در بحث بازاریابی کسب و کار و ارتباطات، لازم است تأثیر اولیه­تان بر روی مشتری مثبت باشد. در طول این سال­ها ثابت شده است که کسب و کارهایی با تلفن گویا، از مجموعه­های خوب و قابل اعتماد هستند.
• بخش زیادی از سرمایه­تان را با استفاده از تلفن گویا حفظ خواهید کرد
• نیازی نیست هزینه­ای را برای استخدام منشی بپردازید. با وجود گویندگی تلفن گویا در واقع یک منشی در اختیار دارید که هیچ گاه مرخصی نمی­خواهد و خسته و بی­حوصله نمی­شود.
• در کمترین زمان ممکن، مشتریان به بخش مورد نظرشان دسترسی خواهند داشت
• حتی در صورتی که شرکت شما دارای بخش­های متعددی باشد، با وجود تلفن گویا، مشتری در کمترین زمان ممکن می­تواند به بخش مورد نظر خود دسترسی داشته و پاسخ­های مورد نیاز خود را دریافت کند.
• علاوه بر کاهش هزینه­ها، با وجود یک منشی مجازی در واقع در یک بازی دو سر بر قرار می­گیرید. نیازی نیست کارمندان وقت خود را برای تماس­های بیهوده از دست بدهند و می­توانند تمرکز بیش­تری بر روی کارهای دیگر شرکت داشته باشند.
• احتمال این که مشتریان زمان­های طولانی را پشت خط تلفن باشند، کاهش می­یابد. با استفاده از تلفن گویا، امکان هدایت تماس گیرندگان براساس پارامترهای مختلفی همچون شماره و ساعت تماس، وجود دارد. بد نیست بدانید که برای تماس گیرندگان، زمان انتظار قابل قبول در حدود 30 ثانیه است.

درست است که در صورت انتخاب درست صدای گوینده تلفن و پارامترهای دیگر، زمان انتظار مشتریان کاهش می­یابد. اما به طور کلی در حال حاضر هم در بهترین مراکز تماس، شاهد زمان­های طولانی انتظار هستیم. برای کاهش و بهبود اثر طولانی بودن زمان انتظار، می­توانید از شعارهای تبلیغاتی یا محتواهای کوتاه استفاده کنید. اگر به درستی و اصولی این کار انجام شود، خواهید دید که به زیبایی اهداف کسب و کارتان را به تماس گیرندگان منتقل کرده­اید.

کلام پایانی

با توجه به نکاتی که در رابطه با گویندگی تلفن گویا مطرح کردیم، می­دانید که استفاده­ی اصولی از آن در رونق کسب و کارتان تأثیر بسزایی خواهد داشت. در واقع استفاده از تلفن گویا نه تنها هزینه­ی چندان زیادی را به دنبال ندارد، بلکه به شما کمک می­کنند سرمایه­تان را در بخش­های مهم­تری خرج کنید. در آخر لازم است تأکید کنیم که صدای، موزیک و متنی که در تلفن گویا استفاده می­شود اهمیت بسیار زیادی در جلب نظر مشتریان دارد. بنابراین لازم است به خوبی بر روی این موارد تمرکز کنید و از باتجربه­ترین و خلاق­ترین مراکزی که در این زمینه فعالیت می­کنند، کمک بگیرید.