کاغذبازی یا بحران اداری!

 

پس از گذشت سالیان طولانی از تشکیل ادارات و سازمان ها و روند حاکم انجام امور در آنها،امروزه بیش از هر زمانی نقاط ضعف و قوت این عرصه محرز و مشخص شده است.

 

آنچه که باعث دشواری و ملال سیستم های اداری شده است،توجه فراتر از معمول به جزئیات اداری در بخش های مختلف،دوایر موازی،تداخل وظایف،تعلل و تکرار در کارها،کنترل زیاد و مطالبه تاییدیه های بیش از حد برای انجام امور اداری و سازمانی محسوب می شود.

 

این معضل به تدریج باعث افزایش هزینه ها،هدر رفت زمان،کندی در روند امور و در نهایت کاهش بهره وری اداری می شود.

 

**روزمرگی

 

بطور یقین فلسفه و ماهیت تشکیل ادارات،سازمان ها،ارگان ها،نهادها و دوایر دولتی انجام امور اداری به نحوی مطلوب،دقیق و کارآمد است تا در نهایت پیشبرد  وانجام امور در عرصه های گوناگون به بهترین نحو ممکن،توام با دقت،سرعت و حداقل ضریب خطا،عملیاتی شود.

 

اما آنچه که در این فرآیند باعث بروز فرسایش و هدر رفت هزینه و انرژی می شود مشمول دسترسی کارمندان ادارات به اطلاعاتی می شود که معمولا بصورت انحصاری در اختیار آنها قرار دارد.

 

به عنوان نمونه یک اداره برای انجام امور اداری،نیاز به استعلام اطلاعات مورد نیاز خود از اداره دیگری را دارد،قاعدتا دریافت و ارسال اطلاعات مورد نظر مستلزم انجام نامه نگاری هایی است که عموما این امر در سیکل و پروسه اداری زمان بر خواهد بود.

 

در چنین شرایطی وسواس و پیچیدگی های فراتر از حد معمول ادارات باعث پر رنگ تر شدن دشواری های روند اداری می شود و در بستر مورد اشاره روزمرگی هایی ایجاد می شود که بخش بسیاری از توان و انرژی ادارات و بدنه فعال در آن مصروف چنین اموری می شود.

 

در این فرآیند،انعطاف مورد نیاز در انجام امور از دست می رود و یکسری قوانین و الزاماتی حاکم می شود که یکنواختی را ایجاد می کند و با کمی تامل در این سیر اداری به راحتی می توان دریافت،که بخش اعظمی از الزامات تعریف شده،ضرورتی ندارد و می توان با اندکی تدبیر،موارد زائد بسیاری را در این سیکل رفع کرد.

 

به عبارت دیگر می توان گفت چنین مواردی در واقع به عنوان ابزاری برای تسهیل و بهبود کارآمدی دستگاه های پیش بینی شده،اما در مقام عمل،ابزار مذکور به هدف تبدیل می شود که بخش اعظمی از کارمندان ادارات و نهادها بر آن متمرکز شده اند.

 

اگر چه فرآیند دریافت،ثبت و ابلاغ در ادارات همواره از ضروریاتی است که هر بخش و اداره ای با تکیه بر آن می تواند مدیریتی دقیق تر و اصولی تر را اعمال کند،اما باید در کنار چنین امری،به نرمش و انعطاف اداری نیز توجه بیشتری مبذول شود تا در سایه آن موارد غیر ضروری از لایه های پیچیده اداری زدوده شود،و از سوی دیگر   تفویض اختیارات نیز اصل حائز اهمیت دیگری است که بخش اعظمی از نامه نگاری ها و کاغذ بازی های اداری به یُمن آن رفع شدنی خواهد بود.

 

**چه باید کرد؟

 

کشورهای توسعه یافته راهکارهای بسیاری را برای رفع چنین پیچیدگی ها و کاغذ بازی هایی مد نظر قرار داده اند که یکی از اصلی ترین آنها معطوف به دولت الکترونیک می شود.

 

دولت الکترونیکی نه تنها در حل و فصل پیچیدگی ها و مسائل بوروکراسی اداری موثر است،بلکه در جمع آوری اطلاعات و به روز نگه داشتن آن نیز بسیار تاثیر گذار خواهد بود.

 

البته لازمه کارآمدی مطلوب دولت الکترونیک،آموزش است که بر دشواری ها و هزینه های روال اداری موجود در برخی از ادارات می چربد و از سویی با توجه به وجود زمینه لازم در مکانیزم اداری ایران،بخصوص در بانک ها،شرایط و بستر بکارگیری آن در حد قابل قبولی فراهم است.

 

تجربه های دیگری همچون پلیس+10 ثابت کرد که بهره گیری از چنین ساز و کاری می تواند با مزایا و ثمرات بسیاری همراه شود،چابکی،سرعت بالای انجام و پیگیری امور،بخشی از محاسن این سیستم است که عموم مردم نیز بر کارآمدی آن اتفاق نظر دارند.

 

کاهش تردد و ترافیک،جلوگیری از آلودگی هر چه بیشتر هوا،آرامش خاطر هر چه بیشتر از دیگر دستاوردهای دولت الکترونیک است که البته گسترش آن در کشور،نیازمند فراهم شدن زیرساخت های لازم بخصوص در روستاها است.

 

**نقش دولت الکترونیک در مهار فساد اداری

 

منفعت چنین سازو کاری،صرفا در جلوگیری و کاهش کاغذ بازی ها و تسریع انجام امور،خلاصه نمی شود،بلکه با توجه به نظارت دقیق،به روز بودن این سیستم و کاهش تردد و حضور ارباب رجوع در ادارات،فساد و انحرافات احتمالی اداری نیز مهار می شود،زیرا ارتباط رو در روی چندانی میان متصدی و ارباب رجوع وجود ندارد و این سامانه و سیستم های طراحی شده است که بصورت خودکار پیگیری های مورد نظر اداری را انجام و نتایج آن را قابل رویت می کند و به تعبیری می توان گفت دولت الکترونیک نقش بسیار سازنده ای در شفافیت اداری ایجاد می کند.

 

با این اوصاف  امید آن می رود،مسئولان ذیربط و نهادهای مرتبط،نسبت به توسعه همه جانبه این ساز و کار در ابعاد متعدد و گوناگون اقدامات لازم را عملیاتی کنندکه یقینا ثمره آن در چابکی و سلامت هر چه بیشتر اداری،و رضایتمندی مضاعف مردمی قابل لمس خواهد بود.