چگونه قابلیت‌های مدیریتی بهبود می‌یابد؟

عموما نویسندگان این کتاب ها توصیه هایی با هدف کمک به بهبود رفتار مدیران دارند.
با وجود اینکه چنین کتاب هایی ارزشمند هستند اما باید اذعان کرد که در آنها توجه کمی به نگرانی ها، تردیدها، خواسته ها و نیازهای کارمندان شده است. توجه بیشتر مطالب آنها معطوف کسی است که می خواهد مدیریت انجام دهد و نه کسانی که قرار است بر آنها مدیریت اعمال شود.
در تحقیقات اخیر، ما با محوریت کارمندان به مقوله مدیریت نزدیک شده ایم و با این دیدگاه آغاز کرده ایم که لازم است تا مسائل مدیریتی از دیدگاه کارمندان بررسی شود. بر اساس این چشم انداز، وظیفه یک مدیر اساسا این خواهد بود که کارمندان خود را قادر سازند تا بهترین کاری که می توانند را انجام دهند.
این رویکرد کارمند محور بر اساس درک عمیق تر جهان کارمندان طرح ریزی شده است. به همین منظور ما به بررسی نظرات کارمندان پرداختیم تا دریابیم چه وجوهی از کارشان آنها را برمی انگیزاند و به اشتیاق می آورد. ما در مورد آنچه باید به بهترین شکل انجام دهند، ترس ها، نگرانی ها و سرخوردگی هایی که ممکن است داشته باشند، تحقیق کردیم. پس از آن درباره رابطه آنها با مدیرانشان با دقت کنکاش کردیم. همچنین در مورد مواردی که محیط کار آنها را شکل می دهد و از آنها تاثیرات مثبت یا منفی دریافت می کنند، پرس و جو کردیم.
کارمندان چه می خواهند؟
به رغم تنوع در پاسخ های متعدد کارمندان، ما دریافتیم که پنج عامل عمده در ایجاد انگیزه و انجام بهتر کار از سوی آنها وجود دارد که اولویت بالاتری دارند:
• واگذار شدن مسوولیت به آنها برای انجام کارهای ارزشمند
• داشتن سطح بالایی از آزادی عمل
• داشتن فرصت برای ارتقای توانایی ها و بالا بردن میزان تخصص خود
• شانس همکاری و معاشرت با همکاران خوب
• رسیدن به آگاهی و شناخت برای انجام کاری خوب و متعالی
جالب است که پول و میزان پرداخت ها در هیچ جای ویژگی های ذکر شده دیده نمی شود. همچنین هیچ بحثی نیز درباره شرایط فیزیکی محیط کار نشده است.
چه چیز کارمندان را ناامید می کند؟
راه دیگر برای تشخیص اینکه چه چیز برای کارکنان شما ایجاد انگیزه می کند و آنها را مشتاقانه درگیر کار می کند این است که از نقاط منفی شروع کنید. به عقیده ما مدیریت موثر، روشی است که به صورت بالقوه به همان میزان که از این نقاط منفی می کاهد، باعث تقویت پتانسیل های مثبت می شود.
فهرستی که از ترس ها، نگرانی ها و ناکامی های کارکنان مورد مطالعه خود به دست آوردیم، بسیار طولانی بود. به طور کلی این ناخشنودی ها در هفت دسته کلی قرار می گیرند:
• فقدان شانس و فرصت برای توسعه مهارت های خود
• ترس از شکست و ناتوانی در برآورده کردن توقعات زیاد
• مواجه شدن با استرس و اضطراب حین انجام کار
• سرخوردگی از فرآیندهای ناکارآمدی که در محیط شغلی اعمال می شود
• تطابق پیدا نکردن با امور شغلی به رغم درگیر شدن با آنها
• روبه رو شدن با عدم قطعیت ها و تغییرات شغلی
• ترس از تعدیل نیروهای ناگهانی
شما به عنوان یک مدیر چه کاری می توانید انجام دهید تا از شناخت این مراتب نگرانی استفاده مثبت کنید؟ البته اولین قدم مثبت آن است که بدانید چه چیزهایی کارکنان شما را نگران می کند. دوم و در عین حال هوشمندانه ترین دیدگاه، آن است که بدانید مسائلی که باعث نگرانی کارکنانتان می شود چیزهایی است که موقعیت کلی کارمندتان را مشخص می کند.
برای مثال اگر کارمند شما از این ناراحت است که نمی تواند ظرفیت های شغلی خود را بسط دهد یا اینکه گمان کند در برآورده کردن انتظارات ناتوان است، به آن معناست که او در مورد امنیت شغلی خود نگران نیست و این مساله برای او در مراتب پایین تر اهمیت قرار دارد.
باید توجه داشت خیلی باارزش است که بخشی از مهم ترین دغدغه های کارمندتان متوجه شغلش باشد، چرا که کار کردن، تنها بخشی از زندگی فردی انسان به شمار می رود و مشخصا محیط کار نمی تواند به طور کامل تمام نیازهای یک فرد را برآورده سازد. اما ما معتقدیم که محیط کار می تواند پتانسیل رضایت شخصی را در بسیاری از موارد برای فرد به همراه داشته باشد.
رییس خوب و رییس بد کیست؟
ما از پاسخ دهندگان درباره مدیر مربوطه آنها هم پرسیده ایم و اینکه کدام رفتارهای آنها را موثر و یا بی تاثیر می دانند.
ما همین طور در مورد بهترین و بدترین مدیرانی که تا کنون با آنها سر و کار داشته اند هم سوال کرده ایم. پاسخ های آنها بسیار جالب توجه و حتی معتبر بودند.
رییس خوب به کارمندش این فرصت را می دهد تا با کار خود درگیر شود و فرصت و فضای مناسب برای این امر را به او می دهد. در مواقع لزوم از او حمایت می کند. کار او را درک می کند و پیشرفت هایش را مورد تقدیر قرار می دهد و همچنین از گرفتن تصمیم های دشوار نمی هراسد.
یک رییس بد اهداف غیر واضح و گیج کننده پیش روی کارمند خود قرار می دهد. در امور جزئی دخالت می کند، خودخواه است و فقط بر روی دستورات خود پافشاری می کند.
پژوهش ما باعث می شود تا دو سوال اساسی پیش بیاید: اول اینکه اگر تهیه این فهرست ها می تواند به نحو موثری باعث بهبود سطح مدیریتی شود، پس چرا اینقدر مدیر ناکارآمد وجود دارد؟ دیگر آنکه برای عمل به این راهکارها چه می توان کرد؟
موانع مدیریتی
ما از مصاحبه شوندگان خود درباره هوشمندی مدیران پرسیدیم و اینکه چگونه فردی که به صورت بالقوه می تواند مدیر خوبی باشد به یک مدیر بد تبدیل می شود. پاسخ به این سوال را می شود در سه بحث خلاصه کرد.
برخی جنبه های مدیریتی مانند شمشیری دو دم است. در عین حالی که فضا دادن به یک کارمند، رفتار مدیریتی پسندیده ای محسوب می شود، این امکان وجود دارد که باعث شود اختیار بیش از حد به او واگذار شود.
به وجود آوردن کارهای چالش برانگیز امر مطلوبی است، اما نه آنقدر که به کاری غیرممکن تبدیل شده باشد. راه حل مساله، تعادل است. اما باز تشخیص نقطه ی تعادل کار دشواری خواهد بود، چرا که هر کارمندی دارای ویژگی های شخصی و مهارت ها و انگیزه های منحصر به فرد خود است.
نقطه ای که برای یک فرد تعادل به حساب می آید برای فرد دیگر ممکن است افراط باشد. یک کارمند ممکن است از شما برای واگذار کردن یک کار مهیج و پرمسوولیت به او، قدردانی کند و کارمندی دیگر از دست شما عصبانی شود که چرا او را بدون راهنمایی به حال خودش رها کرده اید و به او مسوولیت دشوار سپرده اید.
مدیران همیشه بین اولویتهای کاری و محدودیت زمانی نیز درگیر هستند. بسیاری از مدیران پنج یا شش منبع ارائه گزارش ها در سازمان خود دارند که هرکدام نیازهای متفاوتی را برآورده می کنند.
سفرهای زیاد کاری برای پاسخگو بودن به کارفرمایان، تماس های تلفی از ده ها تن در جاهای مختلف و… . این همه مدیران را در معجونی از بازخوردهای متنوع قرار می دهد و البته گاه باید بحران های اقتصادی و سایر مسائل پیش بینی نشده را هم به آن اضافه کرد.
این است که انسجام و تنظیم وقت و امور از اولویتهای کاری یک مدیر محسوب می شود. وبالاخره اینکه لازمه مدیریت خوب داشتن رفتاری غیرشهودی است.
سومین عاملی که می شود برای یک مدیریت موفق ذکر کرد این است که بر خلاف اصول طبیعت باشد. پژوهش های دانشگاهی زیادی بر روی زمینه های طبیعی که هر یک از ما به عنوان انسان از خود نشان می دهیم انجام شده است. این آزمایش ها نشان می دهد که ما به عنوان یک انسان خودخواه هستیم، می خواهیم بر همه چیز تسلط داشته باشیم و البته در عین حال ترجیح می دهیم محافظه کار و ریسک گریز باشیم. در این ویژگی ها چیز نادرستی وجود ندارد. اینها صفاتی است که از گذشتگان خود به ارث برده ایم و بخش بزرگی از ادامه حیات ما بر روی زمین و زنده ماندن نسل انسان در گذشته مدیون همین خصوصیات بوده است. اما مساله اینجاست که یک مدیر خوب نباید بر اساس سرشت طبیعی خود عمل کند. هر چه از آن دورتر بمانید بیشتر به مدیری موفق تبدیل خواهید شد.
اینها نتایجی است که از جمع بندی نظرات مصاحبه شوندگان به دست آمد، اما پاسخی که از تجزیه و تحلیل های ما خواهید گرفت آنقدرها دلسرد کننده نیست. آیا مدیریت کاری آسان است؟ به هیچ وجه! در عین حال نکاتی هست که هر مدیر لازم است رعایت کند تا قابلیت های خود را بهبود ببخشد. این اقدام با سه مرحله کلی آغاز می شود.
۱. هدف و عملکرد
مسائل را به طور منظم و اساسی از دیدگاه کارمندانتان بررسی کنید.
باید سعی کنید تا خود را در جایگاه آنها فرض کنید. اما چطور می شود این کار را انجام داد؟ بسیاری از ما داستان هایی خوانده ایم از پادشاهانی که خود را در لباس مبدل قرار می داده اند یا سریالهای تلویزیونی که مدیران مانند یک ارباب رجوع و مخفی وارد سیستم کاری خود شده اند. اما مساله اینجاست که ما واقعا نمی توانیم یک تجربه مخفی داشته باشیم. پس باید برای آن راه های جایگزین وجود داشته باشد:
قرار گرفتن در جلساتی که صورت رسمی ندارد. مانند اوقات استراحت و ورزش کارمندان یا زمان ناهار که می شود با لایه های پایین تر سیستم در تماس قرار بگیرید. برخی موسسات سیستمهای گفت وگوی اینترنتی ترتیب داده اند که افراد بودن در نظر داشتن رتبه اداری در آنها به گفت وگو می پردازند.
فضایی که کارمندان برای استراحت دور هم جمع می شوند نیز یکی از این مکانهای مناسب است. در همین فضاهای نزدیک که افراد به طور موقت و در زمان کوتاه در کنار هم قرار می گیرند و به گفت وگو می پردازند، فضایی کمتر سلسله مراتبی را به وجود می آورد که می توانید از آنها در بررسی اوضاع کار استفاده کنید.
۲. جمع بندی کارها
لزوم تدوین امور به صورت پروژه های تعریف شده را باید در نظر داشت
در سمینارهایی که برای امور اجرایی برگزار می شود اغلب این سوال را می پرسیم: فکر کنید و ببینید آخرین باری که با انگیزه و به طور کامل با کاری درگیر شده اید کی بوده است. ویژگی هایی که این کار داشته چه چیزهایی بوده؟
آنها معمولا به ترتیب مدونی که پیش تر گفته شد، اشاره می کنند. از قبیل درگیر شدن با کار، واگذار شدن استقلال اجرایی به افراد، شانس همکاری با افراد قابل اعتماد و… اما مهم ترین مساله این است که آن کار به صورت پروژه ای مدون تعریف شده بوده است.
جای تعجب ندارد، اما قابل توجه است که یکی از راه های ایجاد انگیزه در کارکنان این است که ساختار کار خود را به صورت یک پروژه مشخص ارائه کنید. این از ماهیت های یک پروژه است که اولا به سادگی یک هدف واضح را بیان می کند. ثانیا زمان رسیدن به آن هدف را مشخص می کند و نهایتا درک روشنی از اینکه چه کسی مسوول انجام چه کاری خواهد بود را به افراد می بخشد.
۳. جلوگیری از تداخل امور
در خارج از محدوده شغلی به کار نگاه کنید.
وجود سلسله مراتب در هر سازمانی یک پیش فرض و امر بدیهی است. اما گاه تداخل کارها و مسوولیت ها باعث می شود تا ناسازگاری و سرخوردگی در سیستم به وجود بیاید. یکی از راهکارهای مدیریتی این است که کارمندان خود را توجیه کنید که وقتی قرار است پروژه ای را انجام دهند فرض کنند که نقش متداخل یا مزاحم وجود ندارد و با این فرض کار خود را پیش ببرند.
مساله اینجاست که زمان شما به عنوان مثال دو سال است و باید این کار را در انتهای آن به انجام رسانده باشید. این باعث می شود تا نیروهای کاری شما تشویق شوند و توانایی های آنها ارتقا پیدا کند و حجم زیادی از کارهایی را که به آنها می پردازید، به کارمندان خود واگذار کنید. در عین حال که وظیفه سازماندهی آنها را انجام می دهید. هیچ راه میانبری برای تبدیل شدن به یک مدیر خوب وجود ندارد. همه ما ذاتا می دانیم که یک مدیریت خوب چطور جلوه می کند. اما بسیاری از ما برایمان دشوار است که این راهکارها را به صورت سیستماتیک و روزانه دنبال کنیم. آنچه باید انجام دهیم، بیشتر از اینها نیست اما باید به این بینش برسیم که چگونه می شود به این پیشنهادهاعمل کرد.
تجربه ما نشان داده است که بهترین مدیران کسانی هستند که اتخاذ انضباط و سبک و سیاق کاری را با توجه به منظر کارمندان خود مورد توجه قرار می دهند. این طرز فکر کمک می کند تا ساختار دقیق تری را برای ایجاد یک تشکل موثر بنا کنید و تصمیم گیری هایتان را در سطحی موثر قرار می دهد تا اهداف مقتضی سازمانتان برآورده شود.