دفترخانه‌ها معطل «ثبت‌آنی»

به گزارش پارس به نقل از دنیای اقتصاد، استفاده اجباری از سامانه اینترنتی « ثبت آنی» در دفاتر اسناد رسمی، به دلیل ضعف ها و نواقصی که سردفتران -کاربران اصلی سامانه- در جریان بهره برداری از سامانه، به آن برخورد کرده اند، باعث اختلال و کندی در تنظیم معاملات ملک و خودرو شده است.

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور از ۲۶ شهریور امسال، صدور سند رسمی در دفترخانه ها را منوط به ثبت جزئیات معامله در سامانه موسوم به « ثبت آنی» توسط سردفتر کرد تا شیوه تنظیم سند از حالت سنتی قید معامله در دفتر های بزرگ، به درج شبکه ای در یک سامانه متمرکز تحت نظارت قوه قضائیه تغییر کند. اما در پنج روزی که از راه اندازی این سامانه می گذرد، به دلیل آنچه ناسازگاری بین سامانه و دفترخانه عنوان می شود، سرعت ثبت، تنظیم و صدور سند رسمی برای معاملات رایج در حوزه املاک به قدری کاهش پیدا کرده که طبق گفته رییس روابط عمومی کانون سردفتران، امکان ثبت ۷۵درصد از معاملات مراجعه شده به دفترخانه ها -در این چند روز- هنوز برقرار نشده است و متعاملین معطل کارآمدشدن سازوکار جدید در دفاتر اسناد رسمی هستند.
هدف از راه اندازی سامانه « ثبت آنی» ، سرعت دهی به صدور سندرسمی و در نتیجه تشویق متعاملین ملک به دریافت این نوع سند -به جای قناعت به قراردادهای عادی بنگاه های املاک- و همچنین جلوگیری از هر نوع جعل از طرف یکی از متعاملین بابت فروش همزمان ملک به چندنفر در چندین دفترخانه، عنوان شده است، اما به رغم این مزایا، آنچه در حال حاضر مشکل ساز شده، ناتوانی سامانه اینترنتی در پذیرش سریع متن قراردادهایی است که سردفتران در طول روز قصد ثبت آنها را دارند.

سردفتران می گویند: قطع و وصل مکرر شبکه، ضعیف بودن کانال های ارتباطی، نیاز به ساعت ها وقت برای درج جزئیات یک معامله ساده، عدم امکان ویرایش خطاهای ساده تایپی و طولانی بودن مسیر ثبت در سامانه، پنج نوع ضعف و ایراد سامانه « ثبت آنی» محسوب می شود که باید برای جلوگیری از معطلی متعاملین در دفترخانه ها، سریع تر توسط سازمان ثبت برطرف شود.

مسلم آقاصفری عضو هیات مدیره و رییس روابط عمومی کانون سردفتران درباره چالش به وجود آمده، به « دنیای اقتصاد» گفت: تا پیش از شروع به کار سامانه ثبت آنی، روزانه ۴۵ هزار انواع معامله شامل ملک و خودرو، در دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور به ثبت می رسید و منجر به صدور سندرسمی می شد اما در ۵ روز گذشته، حجم صدور سند و ثبت معاملات در مجموع به ۵۰ هزار فقره رسیده است و حدود ۱۷۵ هزار معامله یا به عبارتی ۳۵۰ هزار نفر از متعاملین، معطل اخذ سند هستند و هنوز معامله آنها ثبت رسمی نشده است.
همچنین غلامرضا جوزقی، سردفتر و کارشناس ارشد حقوق نیز در این باره به « دنیای اقتصاد» گفت: بر اساس این طرح قرار شده که کلیه فعالیت های ثبتی اعم از ثبت اسناد (اسناد معاملات قطعی، رهنی، معاملات بانکی، فک رهن، خرید و فروش خودرو، وکالتنامه ها، اقرارنامه ها و به طور کلی هر سندی که مردم در فعالیت های روزانه خود قصد تنظیم آن را دارند) و گواهی امضا و غیره ابتدا در سامانه ثبت اسناد که به همین منظور ایجاد می شود ثبت خواهد شد و پس از گرفتن کد رهگیری، در دفتر ثبت اسناد دفترخانه (دفتر، سردفتر که اصطلاحا به آن دفتر جاری گفته می شود) ثبت شود و پس از طی یکسری فرآیندها نهایتا پس از امضای اصحاب سند، سردفتر با استفاده از امضای الکترونیکی، این سند را به سامانه ایجاد شده ارسال کند تا این سند پس از ارسال به سامانه همزمان در تمام کشور توسط تمام دفاتر اسناد رسمی قابل رویت باشد.

جوزقی در بیان مهم ترین مزایای این طرح گفت: این طرح ماهیتا طرحی مترقی، مفید و برای نظام قضایی کشور بسیار لازم و ضروری است و در بسیاری از کشورهای پیشرفته دنیا اسناد به شیوه الکترونیکی تنظیم و در بانک اطلاعاتی ملی ثبت و ضبط می شود به نحوی که صاحبان اسناد و مراجع صالحه در مواقع ضروری به راحتی به این اسناد دسترسی دارند و بازنشستگی یا فوت سردفتر یا حوادث غیرمترقبه مانند آتش سوزی و سیل و غیره هیچ گونه تاثیری در این امر ندارد. ضمن اینکه اجرای درست و کامل این طرح از بسیاری از جرائم و اعمال خلاف قانون مانند جعل، فرار مالیاتی و غیره جلوگیری می کند و ثبت اسناد در تمام کشور یکسان می شود و از اعمال سلیقه های مختلف فردی در نحوه تنظیم اسناد (که بعضا با قوانین منطبق نبوده و موجب اشکالاتی در اجرای اسناد و احتمال تضییع حقوق صاحبان اسناد می شود) جلوگیری می شود و تمام اسناد با یک شیوه واحد در سطح کشور تنظیم خواهند شد.

این سردفتر افزود: برای اجرای این طرح لازم بود که ابتدا در سازمان ثبت زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری مورد نیاز فراهم شود و پس از آماده شدن این زیرساخت ها، در کلیه دفاتر اسناد رسمی کشور سخت افزارها و نرم افزارهای مورد نیاز تامین و راه اندازی شود و پس از آن با حوصله و به صورت تدریجی و مرحله به مرحله این طرح را اجرایی کرد.

وی تصریح کرد: قرار بود این طرح از ۱۵ مرداد ۱۳۹۲ اجرایی شود که به علت آماده نبودن زیرساخت های لازم در سازمان ثبت ودفاتر اسناد رسمی، با رایزنی مسوولان کانون سردفتران در دومرحله اجرای این طرح به تاخیر افتاد و نهایتا این طرح از روز سه شنبه ۲۶ شهریور امسال با دستور رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اجرایی شد و با شروع اجرای این طرح، تنظیم هرگونه سند و به طور کلی انجام ۹۸ درصد فعالیت های ثبتی به شیوه سنتی ممنوع شد و همه سردفتران در کل کشور مکلف شدند که کلیه عملیات ثبت اسناد را از طریق این سامانه انجام و پس از گرفتن شناسه یکتا، در دفتر ثبت کنند.

ظاهر قضیه بسیار جذاب و ساده است، اما این پروسه در اجرا با اشکالات متعدد مواجه شده که مهم ترین آنها عبارتند از:

۱– ضعیف بودن کانال های ارتباطی (VPN) که برای ارتباط با شبکه سامانه ثبت اسناد یا همان سامانه ثبت آنی در نظر گرفته شده است.

۲– قطع مکرر وی پی ان و بعضا عدم امکان ارتباط مجدد برای ساعت های متوالی.

۳– ضعیف بودن نرم افزار و برنامه ایجاد شده در سامانه طوری که برای تنظیم یک سند ساده، ساعت ها وقت لازم است. برنامه سامانه ثبت آنی بسیار کند عمل می کند به نحوی که وقتی یک واحد اطلاعاتی در برنامه وارد می شود زمان بسیار زیادی برای تثبیت (لود اطلاعات) لازم است و ساعت های متوالی با پیغام « درحال بارگذاری اطلاعات» مواجه می شویم و نهایتا با یک صفحه قرمز رنگ « error» مواجه می شویم.

۴– در تهیه نرم افزار، امکانات و مشکلات دفاتر اسناد رسمی و مردم به خوبی دیده نشده است و نظرات سران دفاتر که مجری اصلی آن هستند در این خصوص لحاظ نشده است و بسیاری از اسناد در قالب برنامه این سامانه قابل تنظیم نیست.

۵– پس از نهایی شدن سند و قبل از امضای دفتر، برای رفع اشتباهاتی که احتمالا هنگام تنظیم سند پیش می آید، پیش بینی های لازم نشده است و اگر یک شماره یا عدد بر اثر خطای دید اشتباه وارد شود در همان سند قابل اصلاح نیست و برای اصلاح آن باید مجددا مسیر تنظیم سند را در سامانه انجام دهیم تا برای یک عدد ساده در یک سند اقرارنامه اصلاحی با صرف هزینه و وقت و انرژی بیهوده (برای سردفتر یا متقاضی) تنظیم شود.
به همین دلیل و مشکلات عدیده دیگر، از ابتدای اجرای این طرح تا امروز که حدود ۴ روز می گذرد اکثر دفاتر اسنادرسمی یا نتواسته اند هیچ سندی تنظیم کنند یا حداکثر یک یا دو سند تنظیم کرده اند.

جوزقی کارشناس ارشد حقوق در ادامه گفت: بهتر بود این طرح را مرحله به مرحله اجرایی می کردند مثلا در مرحله اول فقط ثبت اسناد ساده و کم حجم مثل وکالتنامه کاری یا تعهدنامه از طریق این سامانه اجباری می شد و در مرحله بعد اسناد خودرو اجباری می شد و به همین ترتیب در مراحل بعد ثبت اسناد با درجه اهمیت و حجم بیشتر الزامی اعلام می کردند و در این فاصله زمانی از یک طرف دفاتر اسناد رسمی به تدریج با سامانه آشنا شده و تسلط لازم را پیدا می کردند و از طرف دیگر اشکالات و نقاط ضعف سیستم شناسایی و رفع می شد و مراجعان نیز به تدریج امور خود را برای این امر سر و سامان داده و تنظیم می کردند. بنابراین مسوولان باید اصلاحات لازم را در این طرح برای گذر از ثبت سنتی به ثبت الکترونیکی آنی با کمترین خسارت در کشور انجام دهند.