راهکارهای مؤثر برای بهبود عملکرد شغلی

امروزه برای پیشرفت کردن در کار خود نیاز دارید تا عوامل حواس پرتی و هر چیزی که تمرکز شما را از کارتان بهم میزند را از خود دور نمایید تا نسبت به رقبایتان بهبود عملکرد شغلی پیدا نمایید. بهبود عملکرد شغلی نیاز به تلاش زیادی دارد و الکی و بیخود به دست نخواهد آمد.

بهبود عملکرد شغلی چیست و چرا اهمیت دارد؟

«عملکرد کاری» اصطلاحی است که توانایی شما برای انجام کارتان را توصیف می‌کند. مدیران می‌توانند از معیارهای متفاوتی برای سنجش عملکرد کارکنان استفاده کنند که رایج‌ترین آنها عبارت‌اند از:

• سرعت؛
• کیفیت؛
• بهره‌وری.

داشتن همه این معیارها واقعا کار سختی است، مخصوصا اینکه موقعیت‌های کاری با هم فرق می‌کنند و ممکن است در هر موقعیت معیار متفاوتی در اولویت باشد. مثلا شرکت تبلیغاتی ممکن است برای سرعت و کیفیت ارزش قائل شود تا بتواند انتظارات مشتریانش را برآورده کند، در حالی که شرکت ساختمانی ممکن است کیفیت و کارایی را هدف قرار دهد.

معیارهایی را شناسایی کنید که در شغلتان اهمیت بیشتری دارند. با این دانش می‌توانید برای بهبود مهارت‌های اولویت‌دار تلاش کنید. قطعا مدیرتان تلاش‌های شما را می‌بیند و شما را دارایی ارزشمند تیمش می‌داند.

نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟ تکنیک‌هایی که عملکرد کاری شما را بهبود می‌بخشند، ممکن است ساده‌تر از آن چیزی باشند که فکر می‌کنید. در ادامه مقاله این تکنیک‌ها را معرفی می‌کنیم. آنها را مرور کنید و ببینید کدامشان برای شما و شغلتان مناسب‌ترند.

چطور بهبود عملکرد شغلی را بهبود ببخشیم؟

عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید

بسیاری از افراد این نکته را می‌دانند، اما به‌ندرت به آن پایبندند. البته همیشه هم این کار ممکن نیست. وقتی در حال کارکردن هستید، تلفن همراه را خاموش کنید، اعلان ایمیل را غیرفعال کنید، درِ دفتر کارتان را ببندید و روی کارتان تمرکز کنید. از نتایج همین چند اقدام به‌ظاهر بیهوده شگفت‌زده خواهید شد.

آیا می‌دانید همین وقفه‌های کوتاه باعث می‌شوند کارمندان برای انجام کاری ۲۷درصد زمان بیشتری صرف کنند، ۲ برابر بیشتر مرتکب خطا شوند و ۲ برابر بیشتر دچار اضطراب شوند؟ صحبت‌کردن زیاد با همکاران، اعلان‌های ایمیل، چک‌کردن شبکه‌های اجتماعی و گشت‌وگذار در اینترنت برخی از رایج‌ترین عوامل حواس‌پرتی در محل کار هستند. چه دورکاری می‌کنید چه در محل کار حاضر می‌شوید، این‌طور حواس‌پرتی‌ها تلاش‌هایتان برای بهبود عملکرد کاری را خراب می‌کنند. از چنین حواس‌پرتی‌هایی دوری کنید، چون این عوامل مستقیما بر بهره‌وری و تمرکزتان اثر می‌گذارند که به‌نوبه خود منجر به تأخیر در انجام کارها و پروژه‌ها می‌شود.

جلسات خود را به خوبی برنامه‌ریزی کنید

برنامه‌ریزی جلسات تقریبا در هر محل کار، یک روش معمول است. به همین دلیل مهم است که هر جلسه برای “موثرترین” فعالیت‌ها برنامه‌ریزی شود.

تمام وقت خود را برای برنامه‌ریزی جلسات خود اختصاص دهید، اما آنها را کوتاه کنید. قبل از شروع جلسه اطمینان حاصل کنید که تمام عناصر لازم وجود دارد. یک برنامه مشخص برای جلسه تعیین کنید و همان را با همه شرکت‌کنندگان در میان بگذارید تا آنها با آمادگی بیشتری حاضر شوند. علاوه بر این:

• قبل از ارسال دعوت‌نامه برای جلسه، از خود بپرسید که آیا واقعا این جلسه ضروری است.
• در دسترس بودن همه را بررسی کنید و بهترین زمان را برای جلسه انتخاب کنید.
• تا می‌توانید جزئیات بیشتری را برای آماده‌سازی گروه ارائه دهید.
• یک مکان همیشگی برای جلسه انتخاب کرده و آن را در چارچوب زمانی مشخص تمام کنید.

بهبود عملکرد شغلی با اهداف واضح و قابل‌دستیابی تعیین کردن

اهدافی که تعیین می‌کنید باید واقع‌بینانه باشند. یعنی باید پس از تجزیه‌وتحلیل توانایی‌ها و محدودیت‌های خود در محل کار، اهداف قابل‌دستیابی تعیین کنید. همه ما می‌خواهیم فوق‌العاده باشیم، اما باید حواسمان به میزان انرژی و توانمان هم باشد. اگر هدفی که تعیین می‌کنید با توان و انرژی‌تان همخوانی نداشته باشد، خیلی زود ناامید خواهید شد. تقسیم اهداف بزرگ به چندین هدف کوچک‌تر دستیابی به آنها را راحت‌تر می‌کند.

هنگام تعیین اهداف رؤیاپردازی نکنید. آنها را روی کاغذ یادداشت کنید تا ملموس باشند. اهدافتان را به‌ترتیب اهمیت مرتب کنید. برای دستیابی به این اهداف، برنامه‌ریزی کنید و به برنامه‌تان پایبند باشید.

برای بهبود عملکرد شغلی از ابزار مناسب استفاده کنید

۸۶درصد از کارمندان ارتباطات ضعیف را دلیل شکست در محل کار می‌دانند. پس ممکن است استفاده از نرم‌افزارهای همکاری آنلاین نقش تعیین‌کننده‌ای در بهبود عملکرد کاری داشته باشد. اکنون که دورکاری بیشتر از قبل رواج یافته است، بیشتر سازمان‌ها برای راحت‌کردن فرایندهای کاری و افزایش بهره‌وری از ابزارهای همکاری آنلاین استفاده می‌کنند. با استفاده درست از این ابزارها می‌توانید به‌راحتی با همکارانتان ارتباط برقرار کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.

برای بهبود عملکرد شغلی برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنید

برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها مهم‌ترین اقدام برای بهبود عملکرد کاری به‌هنگام فشردگی وظایف کاری است. بسیاری از افراد زمان زیادی را صرف انجام کارهای کم‌اولویت یا بی‌ربط کنند و زمان کمی برای انجام وظایف فوری یا اولویت‌دار باقی می‌ماند. این باعث می‌شود تکمیل کار و تحویل پروژه به تأخیر بیفتد.

کارهایی را که باید در طول روز انجام دهید، فهرست کنید. اول کارهایی را انجام دهید که فوری یا در اولویت هستند و پس از اتمام آنها، کارهای دیگر را انجام دهید. از تکنیک‌هایی مانند تکنیک پومودورو برای بهبود کیفیت کار و مدیریت زمانتان استفاده کنید.

نقاط عطف (Milestone) مشخصی را تعیین کنید

تعیین نقاط عطف روشن در زندگی شخصی و شغلی مهم است. ما به عنوان یک انسان عادت داریم ماه را نشانه بگیریم اما برای ستاره‌ها تیراندازی کنیم. این مسئله در ذهن ما همان اهدافی است که تعیین می‌کنیم. در این زمانه، خوب است که کمی جسور باشید و وقتی صحبت از “اهداف” می‌شود، بهتر است روشن فکر کنید و واقع‌بین باشید. همچنین اگر علاقه دارید می توانید مقاله ۷ سوال موثر برای یافتن هدف زندگی را مشاهده نمایید.

تعیین اهداف غالبا فرایند طاقت فرسایی است. بنابراین آنچه شما باید انجام دهید این است که پروژه‌های بزرگ شخصی و حرفه‌ای خود را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنید و اهداف خود را بر این اساس تعیین کنید. انجام این کار به شما کمک می‌کند تا انگیزه داشته باشید و سطح انرژی خود را در طول سفر بالا نگه دارید.

بعلاوه، تعیین اهداف مشخص، پیگیری پیشرفت شما را آسان‌تر می‌کند. به شما اجازه می‌دهد هر پیروزی کوچکی را که به دست می‌آورید، جشن بگیرید. هنگام تنظیم نقاط عطف، نکات زیر را بخاطر بسپارید:

• مراقب مهلت تعیین شده باشید.
• تمام تاریخ‌های مهم را در یک تقویم ذخیره کنید.
• مهارت‌های ارزیابی پروژه خود را ارتقا دهید.
• با هر نقطه عطف به عنوان یک تجربه یادگیری رفتار کنید.

برای بهبود عملکرد شغلی از انجام هم‌زمان چند کار خودداری کنید

چندوظیفگی ممکن است کارآمد به نظر برسد، اما در واقعیت جابه‌جایی بین کارها کارایی شما را کاهش می‌دهد. با انجام هم‌زمان چندین کار، تمرکزتان کاهش می‌یابد و زود خسته می‌شوید. کارهایی را که باید انجام دهید، فهرست کنید و به‌ترتیب اولویت انجامشان دهید.

زمان را مدیریت کنید

آیا بیشتر اوقات باعجله در حال انجام کاری هستید که موعد تحویلش فرا رسیده است؟ آیا برای جلوگیری از تأخیر در تحویل پروژه، کارها را به خانه می‌برید؟ اگر پاسخ شما به این ۲ سؤال مثبت است، یعنی باید مهارت‌های مدیریت زمانتان را بهبود ببخشید تا بتوانید وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه را سروقت انجام بدهید.

مدیریت زمان یکی از مهارت‌هایی است که تأثیر بسیار زیادی بر عملکرد کاری افراد دارد. زمان کارکردنتان را از قبل برنامه‌ریزی کنید. اگر مهلت انجام کاری ۲ هفته دیگر است، برای انجام آن از همین حالا برنامه‌ریزی کنید و آن را به روز آخر موکول نکنید. ۱ ساعت کارکردن متمرکز در طول هفته مؤثرتر از ۳ ساعت کارکردن در آخرین لحظات است.

طبق تحقیقات، تعلل و پشت‌گوش‌انداختن کارها با افزایش استرس، افسردگی، اضطراب و خستگی مرتبط است. حتی ممکن است منجر به کاهش رضایت شغلی و رضایت از زندگی شود.

برای بهبود عملکرد شغلی استراحت کنید

بدن توانایی چندین ساعت کار متوالی را ندارد. چند دقیقه از روزتان را به پیاده‌روی کوتاه، انجام حرکات کششی و نوشیدن چای یا نوشیدنی‌های دیگر اختصاص بدهید. با استراحتی کوتاه می‌توانید انرژی‌تان را بازیابید و با روحیه بهتر کار را ادامه بدهید.

رشد شخصی را در اولویت قرار دهید

ما باید با دنیای اطراف خود تکامل پیدا کنیم. مهارت‌های جدید کسب کنید، کتاب بخوانید، ویدئو تماشا کنید و به پادکست‌هایی گوش کنید که باعث رشد شخصی شما می‌شوند. به‌احتمال زیاد اطلاعات مفیدی کسب خواهید کرد که به درد کارتان هم خواهد خورد.

تعادل کار و زندگی را حفظ کنید

همه زندگی ما کار نیست، زندگی شخصی هم به‌اندازه کار مهم است. بعد از اتمام ساعت کاری، دیگر به مسائل کاری فکر نکنید. با عزیزانتان وقت بگذرانید و سرگرمی‌های موردعلاقه‌تان را انجام دهید.

برای بهبود عملکرد شغلی بهتر ارتباط برقرار کنید

ارتباط یک خیابان دو طرفه است. ارتباطات موثر عملی است که باعث می‌شود شما در مورد نتیجه‌گیری بهتر کارها اطمینان یابید، روش‌های جدید و پیشرفته‌ای را برای دستیابی به نتایج بهتر بیاموزید و در آخر، عملکرد کلی کار را بهبود ببخشید. به یاد داشته باشید، هر نظر مهم است و مطمئنا می‌تواند به شما کمک کند عملکرد کار خود را به سطح جدیدی برسانید.

تزریق یک برنامه یا ابزار ارتباطی قدرتمند تیمی را به گردش کار خود در نظر بگیرید. گزینه‌های مختلف موجود در بازار را ارزیابی کنید، از جمله برنامه پیام‌رسانی تیمی، صفحه بحث، برنامه چت گروهی، ابزار کنفرانس ویدئویی و غیره و هنگام انجام این کار، نکات زیر را بخاطر بسپارید:

• فقط ارزیابی گزینه موجود را شروع نکنید، در ابتدا یک استراتژی همکاری مناسب قرار دهید.
• در نظر بگیرید که کدام ابزار نیاز طولانی مدت کسب و کار شما را برآورده می‌کند.
• بازخورد مشتریانی را که قبلا از ابزار دلخواه شما استفاده کرده‌اند، تجزیه و تحلیل کنید.

ابتدا کارهای دشوار را انجام دهید

این نکته مستقیما به “برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی” کار شما مربوط می‌شود. بدیهی است که شما نمی‌توانید هر کار یا فعالیتی را همزمان انجام دهید. به همین دلیل مهم است که بفهمید چه کارهایی ابتدا باید انجام شود و چه کارهایی می‌توانند در مرحله برنامه‌ریزی پروژه به تعویق بیفتند یا تفویض شوند.

سعی کنید هر کاری را با توجه به اهمیت خاص و فوری آن در لیست کارهای خود قرار دهید. “مهم‌ترین کارها” را در بالا نگه دارید و بررسی موارد موجود در لیست خود را از بالا به پایین شروع کنید. ایده پشت این نکته بسیار آسان است: اگر کاری برای شما تا حدودی عذاب‌آور به نظر می‌رسد، با خلاص شدن از شر آن در اسرع وقت، خیال خود را راحت کنید.

در صورت امکان، وظایفتان را به دیگران محول کنید

اگر مدیر هستید، طبیعی است که وظایفتان زیاد باشد. اگر ممکن است، برخی از وظایف را به دیگران محول کنید و زمانتان را به انجام کارهای مهم‌تر اختصاص دهید. مشخص کنید که چه وظایفی باید محول شوند و انجام کدام وظایف به تخصص خودتان نیاز دارند. سپس نقاط قوت افراد تیم را شناسایی کنید و بر اساس آنها، وظایف را به دیگران واگذار کنید. پروژه‌های بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و دستورالعمل‌های واضحی به اعضای تیم بدهید. به این ترتیب کارها سریع‌تر و بهتر پیش خواهند رفت.

برای بهبود عملکرد شغلی اول وظایف سخت را انجام دهید

تابه‌حال چیزی درباره تکنیک «قورباغه را قورت بده» شنیده‌اید؟ طبق این تکنیک، وقتی می‌خواهید کارهایتان را انجام دهید، باید اول چالش‌برانگیزترین و مهم‌ترین کار را انجام بدهید. اجرای این تکنیک به شما کمک می‌کند که کارهای با مهم‌تر را به‌موقع انجام دهید و از زمان باقی‌مانده برای انجام کارهای دیگر استفاده کنید.

فضای کارتان را مرتب کنید

میز به‌هم‌ریخته یکی از عوامل مهم حواس‌پرتی است. چیزهایی را که نیاز دارید، مرتب روی میز بچینید و بقیه چیزها را از روی میز جمع کنید. علاوه بر فضای فیزیکی محیط کار، شلوغ‌بودن مرورگر هم می‌تواند باعث آشفتگی ذهنی شما شود. تب‌ها و پنجره‌های باز اضافه را ببندید.

نقاط قوت و ضعف خود را تصدیق کنید

هیچ راهی وجود ندارد که شما در همه چیز کامل باشید. همه ما نقاط ضعفی داریم و برای شناسایی فرصت‌های بهبود، تأیید آنها مهم است. برای اینکه بتوانید عملکرد روزمره خود را بهبود ببخشید، باید نقاط قوت خود را گرامی بدارید و همزمان بر نقاط ضعف خود غلبه کنید.

وقتی می‌توانید به “عالی” برسید، هرگز به “کاملاً خوب” بسنده نکنید. منتقد خود باشید و عملکرد خود را برای پیشرفت‌های بالقوه ارزیابی کنید. اگر در کاری بسیار ماهر هستید، پس هر کاری که می‌توانید انجام دهید تا در آن بهترین باشید. اگر نمی‌دانید چگونه نقاط قوت و ضعف خود را بفهمید، در اینجا چند ایده وجود دارد که شاید امتحان آنها برای شما بد نباشد:

• الگوهای مناسبی را در عملکرد خود پیدا کنید.
• دریابید که در هنگام کار بیشتر از چه چیزی لذت می‌برید.
• تمرینات Reflective Best Self (RBS) را امتحان کنید.
• نحوه پاسخگویی به موقعیت‌هایی را که نیاز به عمل، فکر و بینش دارند، یادداشت کنید.

کاری را که شروع کرده‌اید، تمام کنید

یکی دیگر از چیزهایی که بر بهره‌وری و عملکرد شما در محل کار اثر می‌گذارد، ناتمام‌گذاشتن کارهاست. به خاطر دارید که چند بار کاری را شروع کرده‌اید و پس از مدت کوتاهی آن را رها کرده‌اید؟ اگر بیشتر اوقات این کار را می‌کنید، لازم است این روند را تغییر بدهید. از این به‌بعد اگر پروژه یا کاری را شروع کردید، تا وقتی کاملا تمام نشده است، سراغ کار دیگری نروید.

• برای انجام کار بازه زمانی تعیین کنید.
• برای انجام موفقیت‌آمیز کار یا پروژه به خودتان جایزه بدهید.
• کار را در زمانی از روز انجام بدهید که بیشترین بازدهی را دارید.
• کنار این کار، کار دیگری انجام ندهید.

از دیگران بازخورد سازنده بخواهید

روشی مطمئن برای بهبود عملکرد کاری، درخواست بازخورد سازنده از دیگران است. همیشه باید سعی کنید دنبال راه‌هایی باشید که از طریق آنها عملکردتان را در محل کار بهبود ببخشید و درخواست بازخورد از مدیر نقطه شروع خوبی است. حتی اگر در کاری که انجام می‌دهید بهترین هستید، هنوز جای پیشرفت دارید.

برای بهبود عملکرد شغلی استرستان را کاهش دهید

چگونه می‌توانید انتظار داشته باشید عملکرد کاری‌تان بهبود پیدا کند وقتی این‌قدر استرس دارید؟ درست است که همیشه کمی استرس بخشی از کار است، اما نباید اجازه دهید که بر تمام جنبه‌های زندگی‌تان اثر بگذارد. می‌توانید با رعایت برخی نکات هوشمندانه برای رسیدن به تعادل بین کار و زندگی، استرستان را به حداقل برسانید.

• موقعیت‌هایی را شناسایی کنید که باعث افزایش استرس می‌شوند.
• در واکنش به استرس، فعالیتی مانند ورزش، مدیتیشن، یوگا یا هر فعالیت بدنی دیگری انجام دهید.
• استراحت‌های کوتاه را در برنامه روزانه‌تان بگنجانید.
• برای مدیریت استرس از دوستان و اعضای خانواده کمک بگیرید.

سالم بمانید

اگر از نظر جسمی و روانی سالم نباشید، نمی‌توانید عملکرد کاری‌تان را بهبود ببخشید. سبک زندگی سالم مانند ورزش‌کردن و تغذیه سالم تأثیر شگفت‌انگیزی بر بهبود عملکرد کاری دارند. خوردن صبحانه مقوی و چند دقیقه پیاده‌روی تمرکز و انرژی و انگیزه شما را افزایش می‌دهند.